Arrêté du 31 mai 2023 : Décryptage des Nouvelles Exigences pour la Certification Qualiopi
L’Arrêté du 31 mai 2023 a apporté des modifications importantes à la certification Qualiopi, créant de nouveaux défis pour les organismes de formation (OF).
En tant qu’organisme de formation, cet article vous propose une analyse détaillée des points clés de cet arrêté décelés par une auditrice Qualiopi, ainsi que des conseils pratiques pour vous conformer aux nouvelles exigences.
1. Nécessité d’Avoir Réalisé une Action de Formation avant l’Audit Initial
L’une des mesures majeures de l’Arrêté est l’obligation pour les OF d’avoir réalisé au moins une action de formation complète avant de passer l’audit initial. Ce changement est crucial, car il permet aux certificateurs d’évaluer des preuves concrètes de la qualité des prestations, comme :
- La mise en œuvre effective de votre processus pédagogique.
- La satisfaction des apprenants via des enquêtes post-formation.
- La gestion des aspects administratifs, comme les conventions de formation et les feuilles de présence.
Conseil pratique : Si vous êtes un nouvel entrant, anticipez cette exigence en planifiant une formation bien avant l’audit. Assurez-vous que tous les éléments, de l’accueil des apprenants à l’évaluation finale, soient documentés avec précision, car ces preuves seront clés pour l’audit.
2. Indicateurs de Qualité Adaptés pour les Nouveaux Entrants
Les OF nouvellement créés bénéficient de modalités adaptées pour certains indicateurs de qualité. Par exemple, si vous n’avez pas encore de données historiques suffisantes (comme les retours des apprenants ou les taux de réussite), les auditeurs ajusteront leur évaluation en fonction de votre stade de développement.
Cependant, vous devrez toujours démontrer que vous avez mis en place les procédures et outils nécessaires pour assurer la qualité des formations, même si vous n’avez pas encore un grand volume de données. Cela inclut en général :
- Un plan d’amélioration continue clairement défini.
- Des procédures pour collecter et analyser les retours futurs des apprenants.
Conseil pratique : Rédigez des documents expliquant vos méthodologies (questionnaires de satisfaction, suivi des apprenants) et présentez des simulations ou des exemples de plans d’action pour illustrer votre démarche qualité.
3. Validation d’un Ensemble de Données Documentaires avant l’Audit
Avant l’audit, les OF doivent soumettre plusieurs documents importants au certificateur, permettant une vérification en amont. Ces documents incluent :
- Organigramme : Il doit refléter une structure claire, avec des rôles bien définis, y compris celui du référent handicap si applicable.
- Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : Il atteste de la santé financière et de la conformité aux obligations légales de l’organisme. Ou pour les nouveaux entrants, une attestation précisant le montant des produits perçus
- Attestation sur l’honneur : Ce document déclare que l’OF n’a pas conclu un contrat de certification avec un autre organisme certificateur pour les catégories d’actions sollicitées ni fait l’objet d’un refus ou d’un retrait de certification de moins de trois mois sur ces catégories.
Ces éléments doivent être soumis avant l’audit, et toute incohérence peut entraîner un report ou des sanctions.
Conseil pratique : Préparez un dossier documentaire complet avec des versions à jour de chaque document. Pour l’organigramme, incluez des fiches de poste détaillant les responsabilités de chaque membre clé, notamment en ce qui concerne la gestion de la qualité et de l’accueil des PSH.
4. Obligation d’Affichage du Certificat Qualiopi
L’Arrêté impose également l’affichage obligatoire du certificat Qualiopi. Votre certificat doit être clairement visible :
- Sur votre site internet : Il doit être accessible, idéalement sur une page dédiée à la qualité ou aux engagements de l’organisme.
- Dans vos locaux : Pour les formations en présentiel, il doit être affiché dans un lieu visible pour les apprenants, tel que l’accueil ou les salles de formation.
Cet affichage permet d’assurer la transparence vis-à-vis des parties prenantes (apprenants, entreprises, financeurs), prouvant que votre organisme respecte est certifié.
Conseil pratique : Mettez à jour votre site internet avec une section “Certification Qualiopi” où vous présenterez non seulement le certificat, mais aussi une explication de ce qu’il représente et pourquoi il est essentiel pour vos apprenants.
5. Échantillonnage des Actions de Formation lors des Audits
Lors de l’audit, un échantillonnage des actions de formation sera réalisé. Cela signifie que les certificateurs analyseront une sélection d’actions de formation pour vérifier leur conformité aux critères Qualiopi. Ce processus inclut par exemple la vérification de :
- La mise en œuvre des procédures qualité pour chaque formation.
- Les résultats des évaluations post-formation.
- L’adéquation entre le programme de formation, les objectifs pédagogiques et les besoins du marché.
L’échantillonnage permet de s’assurer que toutes les formations respectent le cadre de qualité, et non seulement celles auditées lors de la certification initiale.
Conseil pratique : Documentez rigoureusement chaque étape de vos actions de formation. Cela inclut la description des objectifs pédagogiques, les évaluations intermédiaires et finales, ainsi que les retours des apprenants. Ayez des rapports synthétiques prêts à être partagés avec les auditeurs pour chaque action échantillonnée.
Comment Répondre à ces Nouveaux Défis ?
Pour garantir la conformité aux nouvelles exigences de l’Arrêté du 31 mai 2023, voici quelques actions à mettre en place dès maintenant :
- Anticipez vos audits : Préparez un dossier de preuves solide, notamment si vous êtes un nouvel entrant.
- Affichez votre certificat Qualiopi : Assurez-vous qu’il soit visible en ligne et dans vos locaux.
- Structurez vos processus qualité : Mettez en place un suivi clair des actions de formation pour être prêt lors de l’échantillonnage.
- Impliquez vos équipes : Sensibilisez votre personnel, notamment les référents qualité et handicap, pour qu’ils comprennent les nouvelles attentes et participent activement aux audits.
Avec ces nouvelles règles, la certification Qualiopi renforce la rigueur des processus d’audit. En vous préparant dès maintenant, vous pouvez non seulement vous conformer aux exigences, mais aussi améliorer la qualité de vos prestations de formation, en offrant à vos apprenants un service encore plus transparent et efficace.
Nous pourrons vous accompagner si besoin : faer.form@gmail.com